Erwartungsmanagement als Führungskraft meistern
Erwartungsmanagement ist eine der Kernkompetenzen erfolgreicher Führungskräfte. Schließlich bist Du in Deinem Berufsalltag täglich im 360°-Spannungsfeld verschiedener Erwartungen und Anforderungen tätig. Umso überraschender ist es, dass nur wenige Führungspersonen Erwartungsmanagement tatsächlich als Gestaltungsmethode ihres Erfolgs anerkennen und bewusst einsetzten. Dabei ist gutes Erwartungsmanagement essentiell für eine gute Zusammenarbeit mit und in Deinem Team.
Was sind Erwartungen eigentlich?
Egal, in welchem Bereich Du als Führungskraft tätig bist – es bestehen immer Erwartungen an Dich und Deine verschiedenen Rollen. Als Erwartungen werden dabei Annahmen hinsichtlich der Entwicklung einer bestimmten Situation oder dem Verhalten einer Person bezeichnet. Um zu verstehen, warum es so wichtig ist, sich dieser Annahmen bewusst zu sein, musst Du die zwei verschiedenen Arten von Erwartungen kennen.
Es werden folgende Erwartungstypen unterschieden:
Antizipatorische Erwartungen
Von antizipatorischen Erwartungen ist dann die Rede, wenn ein bestimmter Ereignisverlauf für wahrscheinlich gehalten wird. Geht Dein Kollege beispielsweise in jeder Mittagspause zum Bäcker, um sich ein belegtes Brötchen zu holen, wirst Du vermutlich davon ausgehen, dass er das auch in der nächsten Mittagspause tun wird. Deine Hypothese, wie sich Dein Kollege verhalten wird, beruht auf Erfahrung. Tritt das erwartete Verhalten einmal nicht ein, ist das meist jedoch nicht weiter schlimm – geht Dein Kollege beispielsweise in der nächsten Mittagspause auf einmal in die Betriebs-Cafeteria, wird Dich dieses Verhalten vielleicht überraschen – es gehen jedoch keine negativen Konsequenzen damit einher, dass Deine Erwartungen diesbezüglich enttäuscht wurden.
Normative Erwartungen
Anders sieht es jedoch bei normativen Erwartungen aus. Auch bei diesen handelt es sich um Hypothesen bezüglich des Verhaltens einer bestimmten Person – diese Hypothesen beruhen jedoch nicht (nur) auf Erfahrung, sondern vor allem auf der Überzeugung, wie sich diese Person in der jeweiligen Situation verhalten sollte. Welches Verhalten dabei als „richtig“ eingestuft wird, hängt zum einen von den bestehenden gesellschaftlichen Werten und Normen ab, zum anderen von den subjektiven Überzeugungen der Person, welche die Erwartung stellt.
Während enttäuschte antizipatorische Erwartungen in den meisten Fällen lediglich für Überraschung sorgen, kommt bei nicht erfüllten normativen Erwartungen schnell Konfliktpotenzial auf. Denn in diesem Fall liegt in der Wahrnehmung der erwartenden Person ein Fehlverhalten vor. Um solche Konflikte zu vermeiden, ist es wichtig, normative Erwartungen rechtzeitig zu erkennen.
Erwartungen an Führungskräfte
Als Führungskraft nimmst Du eine Vielzahl verschiedener Rollen ein: Manager:in, Verantwortliche:r für die Qualitätssicherung, Koordinator:in und natürlich nicht zuletzt – Vorbild. Jede Deiner verschiedenen Rollen geht wiederrum mit Erwartungen einher, die Dein Umfeld an Dich stellt. Manche dieser Erwartungen sind eindeutig und offensichtlich mit Deiner Stellung als Führungskraft verknüpft, wie beispielweise die in der Stellenbeschreibung definierten Aufgabenbereiche. Jedoch sind nicht alle Erwartungen so transparent und leicht zu erkennen – deshalb sind sie jedoch nicht weniger real oder wichtig.
Gleichzeitig unterscheiden sich die Erwartungen, die an Deine Führungsrolle gestellt werden, sowohl kontext- als auch personenabhängig: Deine Vorgesetzten verstehen unter “Führung” möglicherweiseetwas ganz anderes als Dein Team und auch Kund:innen, Lieferant:innen und Kolleg:innen haben Erwartungen an z.B. Qualität, Service, Erreichbarkeit, Zugewandtheit, etc.
Warum es wichtig ist, Erwartungen frühzeitig zu klären
Aber warum ist es jetzt so wichtig, Erwartungen frühzeitig zu klären? Stell Dir einmal folgende Situation vor: Du übernimmst die Führungsrolle in einer neuen Abteilung. Deine Vorgängerin hat es sich zur Angewohnheit gemacht, jedes Teammeeting bereits mehrere Tage vorher anzukündigen und Auskünfte über die Verfügbarkeit der einzelnen Teammitglieder einzuholen. Dein Team erwartet nun, auch in Zukunft in die Terminplanung miteinbezogen zu werden. Da Du Dir dessen nicht bewusst bist, legst Du jedoch die nächsten Meetingtermine wie in Deiner vorherigen Abteilung auch einfach fest, ohne Dein Team zu konsultieren.
Durch das rücksichtsvolle Verhalten Deiner Vorgängerin hat sich bei Deinem neuen Team eine bestimmte Erwartungshaltung entwickelt, welche wiederrum die Ansprüche, die Deine Mitarbeitenden an Dich stellen, beeinflusst. Enttäuschst Du diese nun aus Unwissen, können sich Deine Angestellten übergangen fühlen was wiederrum unterschwellige Feindseligkeiten und negative Stimmung im Team zur Folge haben kann. Um so eine Entwicklung zu vermeiden, solltest Du die Erwartungen Deiner wichtigsten Bezugsgruppen (Angestellte, Kolleg:innen, Vorgesetzte etc.) kennen. Und nicht nur das – auch Du hast wahrscheinlich einige Ansprüche und Erwartungen an Dein Team.
Sich dieser Ansprüche und der daraus resultierenden „Spielregeln“ bewusst zu werden, sie Deinen Mitarbeitenden offen und deutlich zu kommunizieren und diesen ebenfalls die Möglichkeit dazu einzuräumen, ist wichtig. Schließlich sind weder Du noch Deine Angestellten Hellseher. Und in einem Umfeld, in dem allen Beteiligten alle Erwartungen und Regeln klar sind, lässt es sich wesentlich besser arbeiten.
Erwartungsmanagement in der Praxis
Um den Erwartungen Deiner Mitarbeitenden gerecht zu werden, ist es also wichtig, diese zu kennen – nicht zuletzt auch deshalb, weil die Erwartungshaltung Deiner Mitarbeitenden eng mit deren Bedürfnissen sowie auch der Arbeitszufriedenheit verknüpft ist.
Um diese Erwartungen zu klären, eignen sich Mitarbeitenden-Befragungen in Form von Initial- Gesprächen ideal. Diese können:
- als Diagnoseinstrument zur Analyse der Ist-Situation dienen, mit dem Ziel, konkrete Daten und Fakten zu sammeln.
- als soziale Intervention Deinen Mitarbeitenden das Gefühl geben, gehört und ernstgenommen zu werden.
Nimm Dir die Zeit, ein persönliches Gespräch, mit jedem Deiner Mitarbeiter:innen zu führen. So kannst Du in entspannter Atmosphäre mehr über die Erwartungen Deines Teams in Erfahrung bringen und gleichzeitig Deine eigenen Ansprüche klar kommunizieren. Auch wenn es nach viel Aufwand klingt – es lohnt sich allemal.
Erwartungsmanagement – eigene Erwartungen klären
Für eine flüssige, effiziente und angenehme Zusammenarbeit ist es ebenfals nützlich, Deine eigenen Erwartungen an Dein Team eindeutig zu kommunizieren. Dazu musst Du Dich jedoch zunächst einmal fragen, wie genau diese Erwartungen eigentlich aussehen.
Als Führungskraft stehst Du im Zentrum verschiedener Anspruchsgruppen, welche Erwartungen an Dich stellen. Und an jede dieser Gruppen hast auch Du vermutlich Erwartungen – auch wenn Dir vielleicht noch nicht alle bewusst sind. Nimm Dir die Zeit, Dir genau zu überlegen, welche Erwartungen Du an die Menschen in Deinem Umfeld hast. Was ist Dir wichtig, beispielsweise im Hinblick auf die Zusammenarbeit, die Kommunikation oder den Umgang miteinander?
Folgende Fragen können Dir beim Klären Deiner Erwartungen helfen:
- Welche Ziele habe ich für meine Arbeit als Führungskraft und mit dem Team?
- Welche Werte sind mir wichtig?
- Welche Erwartungen habe ich..
- an das gesamte Team?
- speziell an einzelne Mitarbeitende?
- Welche Spielregeln sind mir wichtig im Umgang miteinander?
Keine Führungskraft kann allen Anforderungen gerecht werden
Es gilt jedoch nicht nur, zu klären, welche Ansprüche Du an Dein Team hast – sondern auch, was Du von Dir selbst erwartest. Keine Führungskraft kann wirklich allen Erwartungen, die an sie gestellt werden, zu 100 Prozent gerecht werden. Wenn Du (zum Beispiel mithilfe von persönlichen Initial- Gesprächen) geklärt hast, welche Ansprüche Deine Mitarbeitenden an Dich stellen, nimm Dir die Zeit, Dich zu fragen, welchen Standpunkt zu den jeweiligen Erwartungen beziehst. Stehen manche Ansprüche im Widerspruch mit Deinen eigenen Werten und Überzeugungen? Sind einige Anforderungen vielleicht schlichtweg unrealistisch? Überlege Dir, welche Erwartungen Du erfüllen möchtest und kannst und welche nicht.
Fazit
Um Konflikte und Missverständnisse zu vermeiden und eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu ermöglichen ist es wichtig, dass Erwartungen und Ansprüche frühzeitig geklärt werden. Gib Deinen Mitarbeitenden – und auch Dir selbst – den Raum, Erwartungshaltungen eindeutig zu kommunizieren.
