Idealerweise ist ein Gespräch ein spannender, anregender und bereitwilliger Informationsaustausch. Leider ist dies in der Praxis oft nicht der Fall: betretenes Schweigen, eine unangenehme Atmosphäre und Missverständnisse ersetzen eine effektive Gesprächsführung. Gelungene Kommunikation ist nicht so leicht, wie sie auf den ersten Blick scheint – aber durchaus erlernbar.
Was ist Gesprächsführung?
Unter dem Begriff Gesprächsführung versteht man die Fähigkeit, ein Gespräch so zu strukturieren, dass die Konversation auf Augenhöhe stattfindet und alle Beteiligten die Möglichkeit haben, ihre Ziele, Vorstellungen und Ansichten mit einzubringen. Eine erfolgreiche Gesprächsführung folgt dabei einem bestimmten Aufbau, der in vier Phasen unterteilt werden kann:
Gesprächseinstieg
Der Gesprächseinstieg gibt den Gesprächsteilnehmern die Möglichkeit, in der Gesprächssituation anzukommen und sich auf das Gespräch einzustellen. Falls sich die Gesprächspartner noch nicht kennen, findet auch das Kennenlernen in dieser Phase statt. Ziel ist das Schaffen eines angenehmen Gesprächsklimas, beispielsweise durch leichten Smalltalk.
Informationsphase
Nach dem Einstieg beginnt das eigentliche Gespräch mit der Informationsphase. Hier wird das Thema des Gesprächs festgelegt; die Gesprächspartner erläutern ihre Standpunkte und Erwartungen. Am Ende der Informationsphase sollten alle Teilnehmer einen Überblick über die Meinungen ihrer Gesprächspartner haben.
Verhandlungsphase
In der Verhandlungsphase werden die verschiedenen Argumente vorgebracht und diskutiert. Ziel dieser Phase ist es, auch einen gemeinsamen Nenner zu kommen. Ist dies nicht möglich, sollte versucht werden, einen Kompromiss zu finden, mit dem alle Parteien zufrieden sind.
Gesprächsabschluss
Zum Abschluss des Gesprächs rückt die persönliche Ebene wieder vermehrt in den Vordergrund. Vor der Verabschiedung können hier wieder leichte Themen in Form von Smalltalk angesprochen werden
Gesprächsvorbereitung
Eine gute Gesprächsführung beginnt schon vor dem Gespräch. Wurde ein Gesprächstermin vereinbart, kann eine gewissenhafte Vorbereitung extrem hilfreich sein. Folgende Fragen sollten dabei bedacht werden:
- Welche Erfahrungen habe ich bereits mit meiner/m Gesprächspartner:in?
- Was ist mein Ziel für das Gespräch?
- Wie strukturiere ich das Gespräch?
- Welche Schlüsselpunkte möchte ich wie formulieren?
Grundsätze der Gesprächsführung
Egal, ob ein Meeting moderiert werden, ein Kundengespräch geführt oder ein Projekt mit Kollegen besprochen werden soll: das Einhalten einiger grundsätzlicher Regeln erleichtert eine erfolgreiche Gesprächsführung.
1. Ich-Botschaften
Ich-Botschaften wie „Ich bin der Meinung, dass…“ bringen die eigene Meinung zum Ausdruck, ohne dass sich das Gegenüber angegriffen fühlt. So kann ein respektvoller Austausch stattfinden und eine Diskussion darüber vermieden werden, wer Recht hat.
2. Aktiv zuhören
Bei einer guten Gesprächsführung geht es nicht nur darum, die eigenen Argumente vorzubringen. Genau so wichtig ist es, dem Gegenüber aufmerksam und aktiv zuzuhören, um wichtige Informationen aufzunehmen und der/m Gesprächspartner:in den nötigen Respekt zu erweisen.
3. Fragen stellen
Auch das Stellen von Fragen ist Teil des aktiven Zuhörens. So wird der/m Gesprächspartner:in nicht nur Interesse signalisiert; auch Missverständnisse können durch Nachfragen vermieden werden.
4. Feedback geben
Feedback ist ein wichtiger Bestandteil der effektiven Gesprächsführung. Nur wenn beide Gesprächsparteien ihrem Gegenüber ehrlich (aber respektvoll) Rückmeldung zu ihren Ideen und Argumenten geben, ist eine Weiterentwicklung der Gesprächskompetenzen möglich.
5. Nonverbale Kommunikation
Nicht nur die verbale Kommunikation hat wesentlichen Einfluss darauf, wie ein Gesprächsführer:in wahrgenommen wird. Auch nonverbale Signale können eingesetzt werden, um bestimmte Botschaften zu übermitteln. Augenkontakt und eine zugewandte Körperhalten signalisieren Aufmerksamkeit, während gelegentliches Nicken Zustimmung zum Ausdruck bringt.
6. Nachbearbeitung
Eine sorgfältige Nachbereitung ist ebenso wichtig wie das Vorbereiten auf ein Gespräch. Vereinbarte Aufgaben können zeitnah geplant, erhaltene Informationen genutzt und der Gesprächsverlauf reflektiert werden, um eventuelle Optimierungsmöglichkeiten abzuleiten.
Häufige Fehler bei der Gesprächsführung
Ebenso, wie bestimmte Verhaltensweisen eine gute Gesprächsführung fördern können, gibt es einige Fehlverhalten, welche ein konstruktives Gespräch erschweren:
Abschweifen
Einem bestimmten Thema über längere Zeit volle Aufmerksamkeit zu schenken ist häufig schwieriger, als es zunächst scheint. Vor allem bei langen Gesprächen passiert es schnell, dass man sich ablenken lässt. Dennoch sollte stets versucht werden, fokussiert zu bleiben und nicht vom eigentlichen Thema abzukommen.
Versteifen
Vor allem in Diskussionen neigen Menschen dazu, konsequent auf ihre Meinung zu beharren; vielen fällt es schwer, andere Sichtweisen als die eigene zuzulassen. Für ein konstruktives Gespräch sollte sich jedoch darum bemüht werden, anderen Anregungen offen gegenüber zu stehen.
Aneinander vorbei reden
Wenn mehrere Menschen versuchen, ihre Meinung zu vertreten, kann es schnell passieren, dass die Parteien aneinander vorbeireden. Um das Gespräch erfolgreich zum Abschluss zu bringen, sollten alle Gesprächspartner sich darum bemühen, ihre Argumente an den Gesprächsfluss anzupassen.
Fazit
Die Fähigkeit zur erfolgreichen Gesprächsführung ist eine Schlüsselkompetenz für den Erfolg im Beruf. Denn anders als im Alltag dienen Gespräche im unternehmerischen Kontext nicht der Unterhaltung, sondern verfolgen ein bestimmtes Ziel. Kund:innen sollen überzeugt, Informationen effizient weitergegeben oder wichtige Deals zum Abschluss gebracht werden – wer erfolgreich Gespräche führt, erreicht berufliche Ziele schneller und nachhaltiger.
Doch auch im privaten Kontext ermöglicht eine gute Gesprächsführung nicht nur eine interessantere, respektvolle Kommunikation, sondern hilft auch dabei, Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden und so vertrauensvolle Beziehungen aufzubauen.
