Veränderung ist ein ständiger Begleiter in der Arbeitswelt. Unternehmen müssen aus diesem Grund in der Lage sein, sich kontinuierlich anzupassen und weiterzuentwickeln. Dennoch belegen Studien, dass rund 75 bis 80 Prozent aller Change-Projekte nicht zu einem vollständig erfolgreichen Abschluss kommen oder sogar komplett scheitern. Nicht selten liegt die Ursache darin, dass die verantwortlichen Führungskräfte nicht die nötigen Kenntnisse über Change-Prozesse und den Umgang mit diesen besitzen. Doch was gehört zum Change-Prozess und warum ist effektives Change-Management so wichtig?
Change-Prozesse und Change-Management
Der Begriff Change-Management wurde erstmals in den 1930er-Jahren von amerikanischen Wissenschaftlern verwendet. Gemeint ist damit die Umsetzung ausgewählter Maßnahmen, um einzelne Abteilungen des Betriebs oder auch die gesamte Organisation von einem Ausgangszustand zu einem definierten Zielzustand hinzubewegen.
Change-Management beschreibt demnach die organisierte, tiefgreifende Veränderung von Prozessen und Strukturen auf ein bestimmtes Ziel hin. Die Umwälzungsphase selbst, in der diese Veränderungen stattfinden, bezeichnet man wiederrum als Change-Prozess.
Ursachen für Change-Management
Change-Management wird in Unternehmen in den verschiedensten Situationen erforderlich. Häufig sind die Ursachen technologischer, struktureller oder personeller Natur.
Dazu zählen unter anderem:
- veränderte Zielgrößen
- Umweltanforderungen
- Ineffizienz im Unternehmen
- veraltete Technologie
- neue Wettbewerber
- Konflikte
- Rationalisierung
- Führungswechsel
- veränderte Unternehmensstruktur
Oft sind Veränderungen im Unternehmen von Widerständen geprägt. Die Angst vor etwas Neuem oder dem Verlust des Gewohnten, die Infragestellung des bisher Geleistetem oder die Notwendigkeit zum Erlernen neuer Fähigkeit können diese Widerstände unter der Belegschaft bedingen. Effektives Change-Management soll Widerstände mithilfe der richtigen Methoden überwinden und eine erfolgreiche Adaption der Veränderung ermöglichen.
Die Phasen des Change-Prozesses
Für eine erfolgreiche Implementierung von Veränderungen muss das Unternehmen verschiedene Phasen durchlaufen. Dabei hinterfragt das Change-Management kontinuierlich den Status quo, um in der Lage zu sein, ggf. Maßnahmen einzuleiten, mit denen sich das Unternehmen an die veränderten Rahmenbedingungen anpasst. Ein idealtypischer Change-Prozess erfolgt in den folgenden fünf Phasen:
- Analyse
- Planung
- Coaching
- Umsetzung
- Kontrolle
1. Phase: Analyse des Ist-Zustandes
Die Projektverantwortlichen nehmen den Ist-Zustand auf und definieren basierend auf diesem die Ziele. Anschließend werden sowohl Defizite identifiziert als auch zukünftige Aufgabenfelder festgelegt, um vom Ist- zum Soll-Zustand zu gelangen.
2. Phase: Planung des Change-Managements
In der Planungsphase werden die Ziele des Change-Managements klar formuliert und die genauen Pläne und nötigen Prozesse erarbeitet. Dazu zählen unter anderem das Budget, der Zeitrahmen, Kommunikationsmaßnahmen sowie eine ungefähre Landkarte des Ablaufs.
3. Phase: Coaching der Beteiligten
In der dritten Phase erfolgt die Qualifizierung der Projektführer. Die Verantwortlichen benötigen das entsprechende Know-How, um erfolgreiches und effizientes Veränderungsmanagement zu betreiben. Nicht selten wird ihnen dazu ein Change-Management-Coach zur Seite gestellt.
4. Phase: Umsetzung der Veränderungsprozesse
Für eine erfolgreiche Umsetzung des Change-Managements ist eine aktive Begleitung notwendig – entweder durch die Projektleitung oder durch den Coach. Die Verantwortlichen begleiten alle Veränderungsprozesse im Unternehmen und fördern aktiv die Entwicklung hin zum Soll-Zustand.
5. Phase: Kontrolle des Fortschritts
Zuletzt folgt die Kontrolle des Change-Managements. Diese geschieht mit Blick auf die erreichten Ziele. Für eine transparente Qualitätsprüfung können anfangs entwickelte Zielkriterien und Bewertungskataloge herangezogen werden. Gegebenenfalls werden anschließend Maßnahmen zur Optimierungen der Veränderungsprozesse veranlasst.
Change-Management: Erfolgsfaktoren und Herausforderungen
Die jeweiligen Herausforderungen eines Change-Prozesses sind selbstverständlich immer von den individuellen Strukturen eines Unternehmens abhängig. Studien zeigen jedoch, dass das Vorliegen bestimmter Faktoren erfolgreiche Veränderungsprozesse erheblich begünstigt.
Akzeptanz der Mitarbeiter:innen
Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren ist dabei die Akzeptanz der Mitarbeiter. Auch die durchdachtesten Maßnahmen und cleversten Prozesse nützen nur wenig, wenn die Belegschaft diese insgeheim ablehnt. Vor allem tiefgreifende Veränderungen innerhalb einer Organisation werden oftmals zunächst skeptisch aufgenommen; die Angst vor dem Verlust gewohnter Abläufe und Routinen sorgt für Beginn nicht selten für Widerstände.
Eine der prägenden Herausforderung im Change-Management besteht also darin, das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen und diese nachhaltig von der geplanten Veränderung zu überzeugen. Um Unsicherheiten zu beseitigen, ist vor allem eine transparente, klare Kommunikation notwendig.
Kommunikation
Häufig handelt es sich bei den Veränderungen im Unternehmen um tiefgreifende Einschnitte für Mitarbeiter, Führungskräfte und sonstige Stakeholder. Damit diese die Neuerungen akzeptieren, ist eine klare und zielorientiere Kommunikation erforderlich. Nur, wenn die betroffene Belegschaft mit einbezogen wird, können Veränderungsprozesse erfolgreich abgeschlossen werden. Vertrauen schaffen und Akzeptanz generieren lässt sich vor allem mit kommunikativen Maßnahmen. Dazu eignen sich unter anderem die folgenden Methoden:
- Einzelgespräche
- Ankündigungen über das Intranet
- Coaching
- Workshops
- Schulungen
- Fortbildung
Kompetenzen der Verantwortlichen
Die Change-Management-Kompetenzen der jeweiligen Projektleiter:innen und Führungskräfte sind ein weiterer entscheidender Faktor für den Erfolg eines Change-Prozesses. Diese müssen in der Lage sein, Defizite zu erkennen und innerhalb kürzester Zeit entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Weiterhin sind Kenntnisse über verschiedene Vorgehensmodelle für Veränderungen wie das 8-Stufen-Modell von Kotter von Vorteil.
Weitere Erfolgsfaktoren sind beispielsweise:
- Vorhandensein der nötigen Ressourcen
- sorgfältige Planung
- klare Zielsetzung
Fazit
Um langfristig wettbewerbs- und zukunftsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen in der Lage sein, Change-Prozesse effizient und durchdacht umzusetzen. Effektives Change-Management ist dabei ein wichtiger Bestandteil der Prozessoptimierung. Die qualifizierte Schulung der verantwortlichen Führungskräfte in diesem Bereich ist demnach eine entscheidende Voraussetzung für den nachhaltigen Erfolg von Veränderungsprozessen.
